Račun koji dobijemo nakon kupnje često završi u novčaniku, ladici ili košu za smeće čim proizvod počnemo koristiti. Ipak, za skuplje uređaje, namještaj, automobile, građevinske radove i određene usluge račun može biti važan dokaz još godinama nakon plaćanja.
Najčešći razlog zbog kojeg ga vrijedi sačuvati jest reklamacija neispravnog proizvoda. Kupci u Europskoj uniji za novu robu kupljenu od trgovca u pravilu imaju najmanje dvije godine zakonske zaštite ako proizvod nije ispravan, nema ugovorena svojstva ili ne radi onako kako je predstavljeno. Račun je pritom najjednostavniji dokaz mjesta i datuma kupnje.
Važno je razlikovati zakonsku odgovornost trgovca od komercijalnog jamstva proizvođača. Jamstvo može trajati dvije, tri, pet ili više godina, ovisno o uvjetima koji su navedeni u jamstvenom listu. Zato bi račun za bijelu tehniku, televizor, mobitel, računalo, alat ili skuplji kućanski uređaj trebalo čuvati najmanje do isteka svih prava povezanih s kupnjom.
Papirnati računi s vremenom mogu izblijedjeti, osobito ako su ispisani na termalnom papiru. Europski portal Your Europe zato savjetuje čuvanje računa i potvrda o dostavi te izradu kopije ako postoji mogućnost da će izvorni zapis postati nečitljiv. Najsigurnije je račun fotografirati ili skenirati odmah nakon kupnje i spremiti ga zajedno s jamstvom i serijskim brojem proizvoda.
Račune vrijedi sačuvati i nakon uređenja ili obnove nekretnine. Dokumentacija o kupnji stolarije, bojlera, dizalice topline, klima-uređaja, krovišta ili drugih ugrađenih dijelova može biti važna zbog reklamacije, servisa, osiguranja ili dokazivanja kada je određeni rad izveden. Kod prodaje nekretnine takvi računi mogu pomoći i u dokazivanju provedenih ulaganja, ali njihovo porezno značenje ovisi o vrsti transakcije i konkretnim okolnostima.
Posebna pravila vrijede za obrtnike, poduzetnike i druge porezne obveznike. Poslovni računi nisu samo dokaz jamstva, nego i knjigovodstvena i porezna dokumentacija koja se mora čuvati u propisanim rokovima. Porezna uprava navodi, primjerice, da se određene knjigovodstvene isprave i financijska dokumentacija čuvaju i do 11 godina.
Za privatnog kupca ne postoji jedno pravilo prema kojem svaki račun mora čuvati isti broj godina. Najpraktičnije je račune za svakodnevne sitne kupnje zadržati dok se ne uvjerite da je proizvod ispravan, a račune za skuplje proizvode čuvati najmanje do isteka zakonskih i komercijalnih jamstava. Dokumentaciju povezanu s nekretninama, automobilima, većim radovima i vrijednom imovinom razumno je spremiti trajno ili barem dok je ta imovina u vlasništvu.
Prilikom reklamacije račun nije nužno jedini mogući dokaz kupnje. Mogu poslužiti i izvod bankovne kartice, potvrda internetske narudžbe, ugovor ili drugi dokument iz kojeg se može utvrditi što je, kada i kod kojeg trgovca kupljeno. Ipak, upravo račun najčešće omogućuje najbrže i najjednostavnije ostvarivanje prava, pa ga nije dobro baciti čim izađete iz trgovine.
